مدیریت مالی در زندگی هر فرد و هر کسب و کاری نقش بسیار مهمی دارد؛
به خصوص در زمانهای وقوع بحران که اهمیت زیادی پیدا میکند.
مهمترین کاری که در زمان وقوع بحران باید انجام داد، اولویتبندی هزینهها و کنترل آنها است.
اما سوال اینجاست، چه اقداماتی در زمان بحران باید انجام دهیم؟
چطور هزینهها را اولویتبندی کنیم؟ بهترین استراتژیهای مالی در دوران رکورد کدامها هستند؟
در صورتی که شما هم با چنین سوالاتی مواجه هستید، تا انتهای نوشته همراه ما باشید تا با نحوه مدیریت مالی در دوران بحران آشنا شویم.
دقت داشته باشید که منظور از مدیریت مالی و کنترل هزینهها، کاهش هزینهها نیست.
بلکه مدیریت هزینهها به فرایند برنامهریزی و کنترل میزان بودجه گفته میشود.
یعنی بودجه را در جاهایی هزینه کنیم که در حال حاضر لازم و ضروری است.
نداشتن استراتژی مناسب در زمان بحران عواقب بسیار بدی را برای کسب و کار به دنبال دارد.
به طور مثال اگر برای کاهش هزینهها، کارمندهای بخش خاصی را اخراج کنید، احتمال دارد بعد از گذشت چند ماه به خاطر نداشتن نیروی کافی، نتوانید پروژههای بزرگ را دریافت کنید.
همچنین بخوانید:
اقتصاد کلان چیست و چه اهمیتی در زندگی ما دارد؟
چه زمانی با بحران مالی مواجه میشویم؟
شاید اولین سوالی که درباره مدیریت مالی در دوران بحران با آن مواجه شوید، این باشد که اصلا بحران مالی چیست؟
بحران مالی به موقعیتی گفته میشود که اشخاص یا کسب و کارها در پرداخت بدهیها و هزینههای جاری دچار مشکل میشوند.
به طور خلاصه، در صورتی که شما نتوانید حقوق کارمندان، اجاره، هزینه خریدهای ضروری، هزینه قبوض خدماتی و هر هزینه لازم دیگری را بپردازید، شما با شرایط بحرانی مواجه شدهاید.
بنابراین هر زمان که تامین سرمایه در گردش با مشکل مواجه شد و برای تامین هزینهها دست با دامان بانکها بزنید، یعنی شرایط بحرانی در زندگی یا کسب و کار به وجود آمده است.
اما چرا با شرایط بحرانی مواجه میشویم؟ این شرایط به خاطر متغیرهای مختلفی به وجود میآید که برخی از آنها در اختیار ما و برخی دیگر خارج از کنترل ما هستند.
به طور مثال زمانی که کرونا همه گیر شد، شرایطی به وجود آمد که در کنترل ما نبود.
برای اینکه با چنین مسالهای مواجه نشویم، بهترین راهکار انجام کارهایی همچون اولویتبندی هزینهها، استفاده از استراتژیهای مالی مناسب، تامین مالی صحیح و مواردی از این دست است.
اما اگر با رعایت این موارد بازهم دچار مشکل شدید، روشهایی را برای مدیریت مالی در دوران بحران آوردهایم که کمک زیادی به شما خواهد کرد.
راهکارهای مدیریت مالی در شرایط بحرانی
برای مدیریت مالی در دوران بحران، راهکارها و روشهای مختلفی وجود دارد که در ادامه به برخی از مهمترین آنها اشاره خواهیم کرد.
1. به درک صحیحی از شرایط بحرانی برسید
اگر کسب و کار شما با شرایط بحرانی و پیشبینی نشدهای مواجه شده است، اولین کاری که باید انجام دهید، بررسی عمق بحران و ماهیت آن است.
برای بررسی این مساله باید تیمی از افراد حرفهای که شامل هیئت مدیره، حسابدار، مدیر مالی و افراد مرتبط تشکیل دهید.
این افراد باید ببیند آیا در نقدینگی مشکل دارند یا ترازنامه؟
میزان کمبود بودجه تا چه مقدار است؟
آیا بحران پیش رو کوتاه مدت است یا بلند مدت؟
افراد حاضر در این تیم میتوانند با همفکری یکدیگر و بررسی شرایط حال حاضر، راهکار مناسبی برای مواجهه با بحران ارائه کنند.
بهتر است بدانید، مدیریت مالی در دوران بحران فقط به کسب و کارها ختم نمیشود.
بلکه افراد نیز در زندگی مالی خود ممکن است دوران بحرانی را تجربه کنند.
در این شرایط نیز باید میزان بحران حال حاضر را بررسی کرده و با همفکری افراد خانواده یا افراد متخصص، راهکاری مناسب پیدا کنیم.
2. کنترل میزان هزینهها
دومین کاری که در مدیریت مالی در دوران بحران باید انجام دهید، قفل کردن هزینهها و کنترل میزان خروج پول است.
در این شرایط باید کاری کنید تا هیچ هزینه غیرضروری در کسب و کار به وجود نیاید.
به همین منظور، قبل از تایید خروج پول، آن را به طور کامل بررسی کرده و ببینید آیا ضروری است یا نه.
با توجه به بزرگی شرکت، حتی مدیر عامل نیز میتواند هزینههای نهایی را کنترل کند.
با کنترل میزان هزینهها، تا حد زیادی جلوی خرجهای اضافی و غیرضروری گرفته میشود.
3. بودجه را تجزیه و تحلیل کنید
کار بعدی که برای مدیریت مالی در دوران بحران باید انجام شود، تجدید نظر کردن در بودجهبندی و تجزیه و تحلیل آن است.
از آنجایی که شرکت در شرایط بحرانی و ناخواسته قرار دارد، باید جلسات منظمی را تشکیل داده و گزارشهای واقعی بودجه را تحلیل کنید.
این مساله به مدیران کمک میکند تا مسیرهای هزینه بودجه را تعیین کرده و در زمان و مکان مناسب، بودجه را هزینه کنند.
در هنگام تجزیه و تحلیل بودجه، هزینهها را میتوانید به دستههای زیر تقسیم کنید.
هزینههای عملیاتی
هزینههای عملیاتی به هزینههای گفته میشود که برای انجام فعالیتهای کسب و کار لازم هستند.
از جمله این هزینهها میتوان به حقوق کارمندان، اجاره بها، بیمه، بودجه بخش تحقیق و توسعه، تعمیر و نگهداری تجهیزات، هزینه موجودی کالا و بازاریابی و فروش اشاره کرد.
بنابراین در اولین قدم هزینههای عملیاتی را در بودجه تجزیه و تحلیل کنید.
برای مدیریت مالی در دوران بحران میتوانید با تغییر سیاستهای کاری و تعدیل کردن، جریان نقدی کوتاه مدتی را ایجاد نمایید. برای اینکار:
⦁ دستمزد کارکنان را بررسی کرده و ببینید آیا میتوان برخی از کارمندان را پاره وقت کرد؟
⦁ آیا امکان به تعویق انداختن استخدام افراد جدید وجود دارد؟
⦁ وجود چه تعداد از کارمندان ضروری و کدامها غیرضروری است؟
⦁ آیا امکان به تعویق انداختن پروژههای قراردادی وجود دارد؟
⦁ کدام یک از هزینههای عملیاتی را میتوان کاهش داد؟
با بررسی تک تک این موارد میتوانید تا حد زیادی هزینهها را کنترل کنید.
البته دقت داشته باشید که انجام تعدیلات باید در ضمن حفظ فرهنگ و روحیه شرکت انجام بگیرید.
شناسایی هزینههای اختیاری
هزینه بعدی که در مدیریت مالی در دوران بحران و بررسی بودجه شرکت باید مشخص کنید، هزینههای اختیاری است.
هزینه اختیاری، هزینههایی هستند که میتوان آنها را در کوتاه مدت، حذف یا محدود کرد؛ به طوری که به سایر بخشهای شرکت آسیبی وارد نکند.
با پاسخ به سوالات زیر میتوانید این هزینهها را شناسایی کنید.
⦁ در صورتی که این هزینه را حذف کنم، آیا فروش دچار مشکل میشود؟ آیا روابطمان با مشتریان آسیب میبیند؟
⦁ آیا این هزینه برای شرکت خوب و حیاتی است؟
⦁ آیا با قطع کردن این هزینه یا محدود کردن آن، روحیه تیم آسیب میبیند؟
هزینههای اختیاری موارد متعددی را شامل میشود که از جمله آنها میتوان به تبلیغات، کنفرانسها و رویدادها و آموزش کارمندان اشاره کرد.
هزینههای اتلاف شده
یکی از مهمترین کارهایی که برای مدیریت مالی در دوران بحران میتوانید انجام دهید، شناسایی هزینههای اتلاف است.
برای فهمیدن اینکه هزینهها در کجای شرکت و کسب و کار هدر میرود، باید همه فرایندها را تحت نظر داشته و آنها را به طور دقیق بررسی کنید.
به طور مثال اگر میزان فروش پایین آمده، بررسی کنید و ببیند آیا کارمندان این بخش میتوانند اطلاعات درست را به مشتریان ارائه کنند یا خیر؟
در صورتی که مشکل از کارمندان این بخش بود، یعنی فرایند استخدام به درستی انجام نمیگیرد.
با بررسی این سه هزینه در کسب و کار، بسیاری از هزینههای غیرضروری را شناسایی خواهید کرد.
در نهایت با حذف یا محدود کردن آنها میتوانید شرایط بحرانی را پشت سر بگذارید.
استراتژیهای مالی در دوران رکورد
علاوه بر راهکارهایی که در بالا گفتیم، استراتژیهای دیگری نیز برای مدیریت مالی در دوران بحران وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:
⦁ از زمانهای آزادی که کارمندان دارند برای آموزشهای مدیریت مالی در دوران بحران استفاده کنید.
⦁ به سراغ قرض، بدهی و فعالیتهای دارای ریسک زیاد نروید.
⦁ از روشهای بازاریابی و تبلیغاتی استفاده کنید که قبلا جواب دادهاند.
⦁ کارمندان را از لحاظ احساسی حمایت کنید تا بدون استرس و در آرامش کارهای خود را انجام دهند.
⦁ مسائل مالی را قبل از اتفاق افتادن پیشبینی کنید. با اینکار جلوی بسیاری از بحرانهای مالی را میگیرید.
⦁ تا جای ممکن با مشتریان وفادار همکاری کنید. البته این مساله به هدف شرکت بستگی دارد.
⦁ در استخدام افراد یا همکاری با مشتریان جدید، استانداردهای بالاتری را در نظر بگیرید.
⦁ اخراج افراد را جزو گزینههای آخر قرار دهید. به جای اخراج بهتر است پاداشها و اضافه کاریها را حذف کنید. البته اگر نیروهای ناکارآمد در شرکت دارید که در کارها اخلال ایجاد میکنند، در اخراج آنها تعلل نکنید.
جمعبندی
همه کسب و کارها به دلایل مختلفی ممکن است با شرایط پیشبینی نشدهای مواجه شوند.
در این شرایط، آشنایی با روشهای مدیریت مالی در دوران بحران کمک زیادی در حل بحران خواهد کرد.
در این نوشته سعی کردیم نکات و راهکارهایی را در این رابطه با شما به اشتراک بگذاریم.
چنانچه راهکار دیگری در این رابطه سراغ دارید، خوشحال میشویم آن را با ما به اشتراک بگذارید.